如何降低OA辦公系統(tǒng)成本？ -運籌軟件

企業(yè)部署一套完整的OA辦公系統(tǒng)需要花費一定的成本，而大家都希望將成本降到最低。以最小的成本獲得最大的收益是每個CIO追求的目標，本文主要介紹如何降低OA辦公系統(tǒng)的實施成本。

　　一、團隊、工具、方法論，一個都不能少

　　在后期的OA辦公系統(tǒng)實施與維護工作上，通常遵循“團隊、工具、方法論，一個都不能少”的原則去進行，組建系統(tǒng)管理和應(yīng)用管理員團隊，并且按照授人以漁的思想，傳遞知識和技能，幫助客戶培養(yǎng)IT團隊，而不是越俎代庖，親自動手完成所有的應(yīng)用實現(xiàn)工作。

　　1、有問題及時解決，保證辦公OA服務(wù)快速實施效果

　　用戶有問題時系統(tǒng)管理員要及時解決，解決不了的及時與開發(fā)商的實施人員聯(lián)系。

　　2、維護數(shù)據(jù)做備份，保證日后不再出現(xiàn)同樣的問題。

　　對OA辦公系統(tǒng)進行維護時，應(yīng)采取數(shù)據(jù)保護措施，如數(shù)據(jù)備份等。

　　3、培養(yǎng)IT團隊，做到自給自足，降低運維成本。

　　二、避免走進系統(tǒng)運維誤區(qū)

　　九思CEO王海波先生認為，在辦公OA軟件服務(wù)上，很多企業(yè)存在一個誤區(qū)：覺得當?shù)匾欢ㄒ蟹?wù)機構(gòu)，有問題了能夠有人隨時上門服務(wù)。其實辦公OA軟件服務(wù)是可以遠程維護的，而且比上門提供OA軟件服務(wù)更靈活、更及時、成本更低。

　　然而，許多公司的外地機構(gòu)多是辦事處或代理商，對OA辦公系統(tǒng)的熟悉程度遠不如廠商的專業(yè)人員。為此九思的外地辦公機構(gòu)多為直屬機構(gòu)，渠道相對欠缺。

　　三、技術(shù)與管理分工明確

　　OA辦公系統(tǒng)作為企業(yè)基礎(chǔ)管理軟件，具備技術(shù)與管理的雙重屬性，因此也需要技術(shù)與管理的默契配合、有效分工。例如，新員工入職流程，管理層面上需要人力、行政進行相關(guān)記錄、備案、批準，技術(shù)層面上需要技術(shù)部門對數(shù)據(jù)的控制。工明確是減少后期維護時間與成本的一個關(guān)鍵問題。

　　四、云OA走馬上任降低硬件成本

　　“云”大行其道的今天，云OA應(yīng)運而生，在提高系統(tǒng)性能的同時，更解決了硬件成本問題。

　　五、提高使用者能動性讓IT運維降至最低

　　對于OA辦公系統(tǒng)的運行管理，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的變動大小可以自行選擇是由廠商進行IT外包，還是由內(nèi)部來做。而對于使用者級的運行管理服務(wù)又分為兩個層面，一個是桌面內(nèi)容的部署工作，另一項是內(nèi)部流程的快速變化工作。

　　桌面內(nèi)容由于涉及到企業(yè)內(nèi)部隱私問題大部分都有企業(yè)內(nèi)部自己建立專門的信息化事業(yè)部來做。而第二項，也就是內(nèi)部流程的快速變化工作。專家認為它是直接影響后期IT運維成本的關(guān)鍵因素。那么最好的解決方法，就是提高最終使用者的能動性，讓他們自己進行大部分的流程調(diào)整工作，由IT進行監(jiān)管，便可以讓這方面的IT運維降至最低甚至消失。

　　隨著OA管理軟件在單位、組織中的使用率越來越高，管理范圍越來越廣，如何延長其使用周期成為管理者關(guān)心的問題，而使用周期的延展同時也關(guān)乎的費用的增加，特別是運維費用，了解相關(guān)省錢攻略尤為必要。